TITOLARE EFFETTIVO: come comunicarlo al Registro Imprese entro 11 dicembre 2023

COS'E'

Il titolare effettivo (nella dottrina internazionale Ultimate Beneficial Owner - UBO) è la persona fisica (o le persone fisiche) diversa dal cliente che risulta essere la beneficiaria finale (esempio la persona fisica che gode del maggior profitto dall’operatività di una società), nell'interesse della quale il rapporto continuativo è instaurato, la prestazione professionale è resa o l’operazione è eseguita.

COME SI INDIVIDUA

Nell'ambito delle misure adottate a livello nazionale ed internazionale, volte al contrasto dei fenomeni di riciclaggio di denaro e finanziamento di attività terroristiche, il legislatore, con il D.Lgs. n. 231/2007 e s.m.i., ha fissato alcuni indici di titolarità che consentono l’individuazione del titolare effettivo.

Nelle imprese dotate di personalità giuridica (SRL, SPA, SAPA, Società Cooperative):

• Il titolare effettivo è generalmente la persona fisica (o le persone fisiche) che detiene il possesso diretto o indiretto di una quota del capitale sociale superiore al 25%. Il possesso è diretto quando la quota è detenuta direttamente da una persona fisica. Il possesso è indiretto quando la quota è posseduta per il tramite di società controllate, società fiduciarie o per interposta persona.

• Il titolare effettivo è individuabile tra le persone fisiche che, in virtù di patti parasociali vigenti, esercitano particolari poteri ed hanno il controllo della maggioranza dei voti esercitabili in assemblea ordinaria (50 per cento + 1).

• Il titolare effettivo è la persona fisica ( o le persone fisiche) che ha un controllo di voti sufficienti per esercitare un'influenza dominante in assemblea.

• La figura del titolare effettivo potrà essere individuata nella persona fisica (o nelle persone fisiche) che, in virtù di particolari vincoli contrattuali, sia in grado di esercitare un'influenza dominante in assemblea determinandone i lavori.

• Ancora, ma in via residuale, qualora non fosse possibile individuare il titolare effettivo mediante i primi criteri, il titolare effettivo potrebbe essere individuato nella persona fisica o nelle persone fisiche titolari di poteri di amministrazione o direzione della società.

Nelle PGP (persone giuridiche private) esiste un solo criterio per individuare il titolare effettivo:

• I fondatori, ove in vita

• I beneficiari, quando individuati o facilmente individuabili

• I titolari di funzioni di rappresentanza legale, di direzione e amministrazione.

Nei Trust o istituti affini (mandato fiduciario) il titolare effettivo è individuato mediante analisi dei seguenti indici:

• Identità del costituente o dei costituenti

• Identità del fiduciario o dei fiduciari

• Identità del guardiano o dei guardiani

• Identità di altre persone che esercitino il controllo sul trust o istituto affine o sui beni conferiti in essi.

COME SI COMUNICA

Le imprese dotate di personalità giuridica (SRL, SPA, SAPA, Società Cooperative), le PGP, i Trust e gli istituti affini (mandato fiduciario) sono tenuti a comunicare le informazioni relative ai propri titolari effettivi, preferibilmente mediante DIRE, con pratica inviata telematicamente e diretta unicamente al Registro delle Imprese che provvederà alla conservazione dei dati.

Sono istituite nel Registro delle Imprese due apposite Sezioni:

• La Sezione Autonoma (ovvero un Registro dei Titolari Effettivi di Società e PGP), dedicata alla conservazione delle informazioni sulla titolarità effettiva che tutte le imprese dotate di personalità giuridica (già tenute all’iscrizione al Registro delle Imprese) e le PGP, (già tenute all’iscrizione nel Registro delle persone giuridiche private ai sensi del DPR 361/2000), sono obbligate a comunicare.

• La Sezione Speciale, (ovvero un Registro dei Titolari Effettivi dei Trust ed affini), dedicato alla conservazione delle informazioni che i Trust produttivi di effetti giuridici rilevanti ai fini fiscali e gli istituti giuridici affini, stabiliti o residenti sul territorio della Repubblica italiana, sono obbligati a comunicare circa i loro titolari effettivi.

CHI DEVE COMUNICARE

• Per le Imprese dotate di personalità giuridica (SRL, SPA, SAPA, Società Cooperative, Società Consortili) un amministratore; gli elementi sulla titolarità effettiva possono essere acquisiti, per esempio, in via non esaustiva, dalle scritture contabili, dai bilanci, dai libri soci, dagli assetti proprietari o di controllo.

• Per le PGP i titolari delle funzioni di direzione o di amministrazione; il fondatore o gli amministratori possono recuperare le informazioni utili all’identificazione del titolare effettivo, per esempio, in via non esaustiva, dallo statuto, dall’atto costitutivo e dalle scritture contabili.

• Per i Trust e gli istituti giuridici affini (mandato fiduciario) stabiliti o residenti sul territorio della Repubblica italiana (ma anche i non residenti, per la sola quota parte relativa ai redditi prodotti in Italia): il fiduciario o i fiduciari, il trustee, o altra persona per conto dei suddetti o di altra persona ancora che eserciti diritti poteri e facoltà equivalenti; Il trustee può trovare le informazioni utili all’individuazione del titolare effettivo, ad esempio, nell’atto di trasferimento del patrimonio.

COSA COMUNICARE

Alla pratica telematica andrà allegata apposita modulistica, le cui informazioni sono rese nella forma di dichiarazione sostitutiva, ai sensi degli artt. 46 e 47 del DPR N 445/2000, necessariamente sottoscritta dal soggetto in capo al quale è posto l’adempimento (ovvero dai soggetti identificati nel paragrafo CHI DEVE COMUNICARE), mediante firma digitale (anche qualora la pratica sia inviata a cura di intermediari qualificati) e dovrà contenere:

• I dati identificativi e la cittadinanza delle persone fisiche indicate come titolare effettivo ;

• L’eventuale indicazione delle circostanti eccezionali, ovvero lo status di contro-interessato ai fini dell’esclusione dell’accesso alle informazioni sulla titolarità effettiva e la pec per ricevere le comunicazioni nella qualità di contro interessato;

• La dichiarazione di responsabilità e consapevolezza in ordine alle sanzioni previste dalla legislazione penale e dalle leggi speciali in materia di falsità degli atti e delle dichiarazioni rese, ai sensi dell'articolo 48 del DPR n 445/2000.

Le imprese dotate di personalità' giuridica dovranno comunicare, in aggiunta a quanto sopra, l'entità della partecipazione al capitale dell'ente da parte della persona fisica indicata come titolare effettivo, oppure le modalità di esercizio del controllo ovvero, in ultima istanza, i poteri di rappresentanza legale, amministrazione o direzione dell'ente, esercitati dalla persona fisica indicata come titolare effettivo (in linea con gli indici ed i criteri usati per l’individuazione della titolarità effettiva);

Le PGP dovranno comunicare anche il codice fiscale, i dati riguardanti la denominazione, la sede legale e quella amministrativa (se diversa da quella legale) e la pec.

I Trust ed affini dovranno comunicare anche i dati relativi al codice fiscale, alla denominazione, data, luogo ed estremi dell’atto di costituzione.

• Decreto MEF - MISE n. 55/2022 pubblicato in Gazzetta Ufficiale n. 121 del 25/05/2022, vigente al 09/06/2022, recante disposizioni in materia di comunicazione, accesso e consultazione dei dati e delle informazioni relative alle titolarità effettiva delle imprese dotate di personalità giuridica, delle persone giuridiche private, dei trust produttivi di effetti giuridici rilevanti ai fini fiscali e degli istituti giuridici affini al trust.

• Decreto MIMIT 12 aprile 2023 pubblicato in Gazzetta Ufficiale n. 93 del 20/04/2023, contenente approvazione delle specifiche tecniche del formato elettronico che consente l'adempimento.

• Decreto MIMIT  - MEF 20 aprile 2023 pubblicato in Gazzetta Ufficiale n. 149 del 28/06/2023 contenente approvazione degli importi dei diritti di segreteria di cui all'articolo 8, comma 1, del decreto 11 marzo 2022, n. 55.

• Decreto MIMIT - 16 marzo 2023 pubblicato in Gazzetta Ufficiale n. 149 del 28/06/2023, contenente approvazione dei modelli per il rilascio di certificati e copie anche digitali relativi alle informazioni sulla titolarità effettiva; la pubblicazione integrale dei modelli è disponibile sul sito istituzionale del Ministero delle Imprese e del Made in Italy
  

• Decreto MIMIT - 29/09/2023 pubblicato in Gazzetta Ufficiale n. 236 del 09/10/2023, attestante l’operatività del sistema di comunicazione dei dati e delle informazioni sulla titolarita' effettiva.

Con Decreto del Ministero delle Imprese e del Made in Italy - 20 aprile 2023, sono individuati gli importi dei diritti di segreteria per gli adempimenti previsti dal DL 55/2022. 

Gli adempimenti per i quali sono previsti diritti di segreteria sono:

• la comunicazione, la variazione, la conferma dei dati e delle informazioni sulla titolarità effettiva (30 euro, fatta eccezione per i soggetti esentati, es. Startup innovative); la pratica è esente bollo

• l’accesso ai dati ed alle informazioni da parte dei soggetti obbligati

• l’accesso ai dati ed alle informazioni da parte del pubblico

• l’accesso ai dati ed alle informazioni da parte di qualunque persona fisica e giuridica.

Prima Comunicazione dei dati

• Le Imprese dotate di personalità giuridica, le PGP, i Trust ed istituti affini, GIÀ ESISTENTI alla data del 09/10/2023, una volta acquisiti i dati e le informazioni sui titolari effettivi li comunicano, preferibilmente mediante DIRE, per consentire il cosiddetto primo popolamento delle Sezioni, entro 60 giorni dalla pubblicazione del Decreto MIMIT 29/09/2023  attestante l’operatività del sistema di comunicazione dei dati e delle informazioni. 

• Le Imprese dotate di personalità giuridica, le PGP, i Trust ed istituti affini DI NUOVA COSTITUZIONE che si costituiranno dopo il 09/10/2023 avranno come scadenza, per la prima comunicazione delle informazioni, 30 giorni dalla data di iscrizione nei rispettivi registri e/o di costituzione.

Variazione dei dati

• Ogni variazione in capo alla titolarità effettiva deve essere comunicata entro 30 giorni dalla data dell’evento modificativo.

Conferma dei dati

• La conferma dei dati deve essere comunicata annualmente, entro 12 mesi dalla data della prima comunicazione o dall’ultima comunicazione di variazione o dall’ultima conferma. Le imprese dotate di personalità giuridica possono effettuare la conferma contestualmente al deposito del bilancio.

La Camera di Commercio provvederà all’accertamento dell’eventuale violazione dell’obbligo e procederà all’irrogazione della relativa sanzione ai sensi dell’art. 2630 del codice civile e secondo le disposizioni di cui alla Legge 24 novembre 1981 n. 689

Le informazioni sulla titolarità effettiva, previa convenzione con Unioncamere ed il Gestore, saranno accessibili a:

• Ministero dell’Economia e delle Finanze, Autorità di vigilanza di settore, Unità di Informazione Finanziaria per l’Italia, Direzione Investigativa Antimafia, Guardia di Finanza attraverso il suo Nucleo Speciale di Polizia Valutaria, Direzione nazionale antimafia e antiterrorismo, Autorità Giudiziaria (conformemente alle proprie attribuzioni istituzionali e previa convenzione tra Unioncamere, il Gestore ed il Ministero della Giustizia), autorità preposte al contrasto dell’evasione fiscale (queste ultime chiamate in aggiunta ad attestare alla Camera di Commercio che l’accesso è effettuato per il perseguimento delle sole finalità di contrasto all’evasione fiscale); questi soggetti accedono ai dati e alle informazioni sulla titolarità effettiva presenti nella sezione autonoma e nella sezione speciale del Registro delle Imprese.

• Tutti i soggetti obbligati, a fini istruttori, (nell’ambito degli adempimenti previsti dal D.lgs. n. 231 del 21/11/2007 e s.m.i., per l’adeguata verifica della clientela), come individuati dall’art. 3 del medesimo D.lgs., ad esempio, in via non esaustiva: Intermediari bancari e finanziari, Banche, Poste Italiane S.p.a., istituti di moneta elettronica, società di intermediazione mobiliare, imprese di assicurazione e intermediari assicurativi, Dottori Commercialisti, Esperti Contabili e Consulenti del Lavoro, Notai e Avvocati, Revisori Legali, agenti di affari in mediazione, previo accreditamento biennale presso la Camera di Commercio. I soggetti obbligati possono segnalare, direttamente sul Portale, eventuali incongruenze rilevate sulla titolarità effettiva controllata; le segnalazioni così effettuate sono consultabili dalle Autorità competenti. È sempre garantito l’anonimato dei soggetti obbligati segnalanti.

• Gli Altri Soggetti (il pubblico) possono accedere ai dati ed alle informazioni presenti nella Sezione Autonoma (cioè quella riservata alle imprese dotate di personalità giuridica e alle PGP) se in possesso di un interesse giuridico rilevante e differenziato, salvo il caso in cui, nella comunicazione della titolarità effettiva, sia stata evidenziata la presenza di circostanze eccezionali tali da escludere l’accesso alle informazioni comunicate. Possono accedere ai dati contenuti in Sezione Speciale (ovvero quella riservata alla titolarità effettiva dei Trust e degli istituti giuridici affini), previa presentazione alla Camera di Commercio di una richiesta motivata di accesso. Sul consenso, il diniego all’accesso dei dati, i relativi termini e sulla gestione in presenza di circostanze eccezionali ai fini dell’esclusione dell’accesso, si rinvia al DM 55/2022.

In tema di accesso ai dati ed alle informazioni, si segnala la sentenza della Corte di Giustizia dell'Unione Europea

In questa pagina, che si invita a consultare periodicamente, verranno forniti tutti gli aggiornamenti sul tema.

Inoltre, è on line, il portale nazionale: www.titolareffettivo.registroimprese.it costantemente aggiornato, con le indicazioni operative utili per la predisposizione della comunicazione, della variazione, della conferma della titolarità effettiva, le istruzioni per l’accreditamento, la consultazione dei dati e la segnalazione delle eventuali incongruenze rilevate.