Tutela del consumatore: deposito preventivo di moduli/formulari e esposizione di informativa al pubblico
L'Agente d'affari in mediazione che, nell'esercizio della propria attività, utilizzi con i clienti moduli/formulari precompilati, deve effettuarne il deposito PREVENTIVO (cioè prima del loro utilizzo) al Registro Imprese (L. 39/1989, art. 5, c. 4).
NON si accettano Moduli compilati a mano (in tutto o in parte) o Moduli anonimi, senza i riferimenti dell'impresa.
I moduli/formulari devono riportare (nella prima pagina, in intestazione, nel piè di pagina o comunque all'interno dei moduli) come elemento fisso in stampatello o inserito con apposito timbro (non come dato "mobile" compilabile/modificabile in forma grafica) i seguenti dati identificativi OBBLIGATORI dell'impresa:
- Impresa individuale: denominazione (corrispondente a quella nel Registro Imprese), Codice Fiscale, numero di iscrizione nel REA di Vicenza
- Società: denominazione (corrispondente a quella nel Registro Imprese), Codice Fiscale, numero di iscrizione nel REA di Vicenza
NOTE: in caso di prima costituzione dell'impresa con contestuale inizio attività con SCIA, il n. REA viene attribuito solo con la protocollazione della pratica, per cui va necessariamente omesso nei moduli/formulari allegati in spedizione. Può essere aggiunto dopo, su richiesta di integrazione degli allegati, in fase di correzione. Ai fini del controllo di completezza del deposito del Modulo/formulario, si consiglia di numerarne le pagine.
A) MODULI STANDARD - Il mediatore può decidere di usare dei moduli contrattuali sempre uguali (es . moduli precompilati dalle associazioni di categoria Fiaip, Fimaa, Anama, o concessi da gruppi o reti in franchising) dove i clienti possono solo completare i dati anagrafici, catastali, ecc. cioè i dati "mobili" e firmare, ma NON possono modificarne il contenuto (moduli con clausole standard): questi moduli vanno sempre depositati.
B) MODULI LIBERI - Il mediatore può usare moduli -diversi dai precedenti- per fare contratti "personalizzati" in base agli accordi specifici che ha con il singolo cliente: questi moduli non vanno depositati, perchè il loro contenuto varia ogni volta, a seconda del cliente e/o dell'affare trattato.
C) Gestione "mista" - Il mediatore può decidere di depositare alcuni moduli standard sub A) e per altri moduli, da "personalizzare" adottare le modalità libere di redazione sub B)
Si ricorda che i moduli standard sub A), una volta depositati, si presume siano usati dal mediatore e NON sono modificabili; nel caso servano modifiche, vanno ridepositati.
NB: il fatto che il mediatore abbia ricopiato il testo di un modulo standard per uso personale, con qualche piccola variazione, non rende il Modulo esente dal deposito, se lo stesso viene proposto a più clienti sempre nella stessa forma, con clausole non modificabili.
Il primo deposito dei moduli di solito avviene con la PRATICA TELEMATICA di costituzione dell' impresa di mediazione e contestuale SCIA di inizio attività, indicando i moduli nell'apposita sezione del Modello Mediatori.(max 5 formulari previsti in elenco)
In caso di deposito successivo, la pratica da presentare è quella di variazione attività, sempre con Modello Mediatori; i costi sono € 30 per le società (Mod. S5) e € 18 per le imprese individuali (MOD. I2). La pratica è esente bollo.
Il mancato deposito dei moduli/formulari standard è soggetto a sanzioni amministrative pecuniarie e sanzioni disciplinari. Ai sensi dell'art. 21 del DM 452/90 l'agente che si avvale di moduli o formulari senza ottemperare al deposito è punito con la sanzione di Euro 1.549,00.
Non è possibile modificare il contenuto dei moduli standard depositati. Nel caso servano modifiche, è necessario fare prima un nuovo deposito dei moduli.
Formulari/Moduli numerosi: se è necessario il deposito di più di 5 moduli, è possibile unire più formulari in un unico PDF ed apporre un'unica firma in ogni file digitale, nei limiti di dimensione del file ammessi dal sistema Infocamere (max 8-10 MB) e con il limite di max 9 files allegati PDF in un'unica pratica. In alternativa, se si vuole depositare tutti i modelli con files autonomi, vanno fatte più pratiche contemporanee di deposito formulari, inserendo in nota che il deposito avviene con più pratiche.
Ai fini delle richieste di accesso agli atti, è preferibile il deposito di singoli formulari, ognuno correttamente denominato, con un suo file autonomo.
Se le parti non hanno concordano nei moduli/formulari alcune condizioni contrattuali, si può fare rinvio agli USI, consultabili nella Raccolta degli Usi della provincia di Vicenza ( es. caparra, percentuale di provvigione).
Nei Moduli/formulari può essere inserito il ricorso al tentativo di arbitrato o di mediazione presso l'Organismo di Mediazione dell'azienda speciale camerale Made in Vicenza, dove professionisti qualificati propongono una soluzione contrattuale veloce che soddisfi gli interessi delle parti, senza ricorrere al Giudice.
Il deposito avviene ai sensi del DM 2011 /2016, Art. 6 (Deposito dei moduli e formulari).
"Il deposito determina l’archiviazione dei moduli e formulari nell’archivio degli atti e dei documenti di cui all’articolo 8 del Decreto del Presidente della Repubblica n. 581 del 1995 e la possibilità per chiunque di ottenerne copia ai sensi dell’articolo 24, comma 2, del medesimo Decreto del Presidente della Repubblica. Sui moduli e formulari depositati deve essere indicato il numero REA e il codice fiscale dell’impresa. Tali indicazioni sostituiscono ogni altra in precedenza prevista".
- chi riveste la qualifica di agente d'affari in mediazione, a qualsiasi titolo
- se vi sono eventuali collaboratori dell'agenzia, dipendenti o autonomi
- se vi sono altre attività, svolte nella stessa sede
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